Die Anforderungen an Förderstiftungen verändern sich spürbar: Gesuchsprozesse werden komplexer, der administrative Aufwand steigt und gleichzeitig wächst der Anspruch, wirkungsvoll und effizient zu arbeiten. Digitalisierung wird dabei zunehmend zum strategischen Thema, nicht nur technisch, sondern auch organisatorisch.
Im Gespräch mit Stefan Schöbi, CEO von Spheriq, sprechen wir über die aktuellen Herausforderungen im Förderalltag, über ungenutzte Potenziale im Stiftungssektor und darüber, wie moderne digitale Prozesse Förderorganisationen konkret entlasten können.
Claudia Graf: Hallo Stefan, stell Dich am besten zuerst kurz vor, wer bist Du, was machst Du?
Stefan Schöbi: Ich bin seit Ende 2022 CEO von Spheriq, das bis Ende letzten Jahres noch StiftungSchweiz hiess. Vorher durfte ich während 10 Jahren den Migros-Pionierfonds aufbauen. Während dieser Zeit habe ich auch festgestellt, dass der gemeinnützige Sektor die Potenziale der Digitalisierung erst halbherzig ausschöpft.
Claudia Graf: Spheriq ist vielen unter dem Namen StiftungSchweiz bekannt. Was hat sich mit der Neupositionierung verändert?
Stefan Schöbi: Sie gibt uns mehr Fokus. An unserer Mission und unserem Angebot hat sich aber nichts geändert. Der neue Name Spheriq drückt zudem besser aus, wofür wir stehen: für die intelligente digitale Sphäre, in der die Akteure der Philanthropie sich treffen.
Claudia Graf: Wenn du Spheriq in einem Satz erklären müsstest: Was ist eure Rolle im Stiftungsökosystem heute?
Stefan Schöbi: Wir stellen die digitale Infrastruktur für Förderorganisationen und Nonprofits bereit, mit Tools, Insights und Know-how.
Claudia Graf: Was hat dich persönlich angetrieben, dich so stark für die Digitalisierung im Stiftungssektor zu engagieren?
Stefan Schöbi: In der Zeit, als ich selbst für ein Förderinstrument zuständig war, habe ich festgestellt, wie fragmentiert die Philanthropie arbeitet und wie wenig sie die Möglichkeiten der Digitalisierung nutzt. Das reduziert ihre Wirkung erheblich. Von den jährlich ca. 5-6 Mrd. Franken Fördermitteln gehen durch ineffiziente Gesuchs- und Reportingsysteme gemäss Studien des Bundesverbands Deutscher Stiftungen bis zu 15% verloren. Man darf fast nicht ausrechnen, wieviel Geld das ist…
Claudia Graf: Mehr als 500 Millionen Franken pro Jahr…Das ist eine beträchtliche Summe. Die Förderorganisationen haben doch ein Interesse, das zu optimieren?
Stefan Schöbi: Oft merken die Förderstiftungen es nicht, weil die Empfängerorganisationen ihnen das nicht sagen. Man beisst bekanntlich nicht die Hand, die einen füttert. Aber 500 Millionen Schweizerfranken, die für echte Wirkung verloren sind, sind zu viel. Das möchten wir mit Spheriq ändern.
Der Stiftungssektor im Wandel
Claudia Graf: Die Schweiz hat eine aussergewöhnlich hohe Stiftungsdichte und gleichzeitig ist vieles noch wenig digitalisiert. Wo stehen wir aktuell?
Stefan Schöbi: Es herrscht Aufbruchstimmung. Insgesamt digitalisieren wir aber noch deutlich zu langsam. Während operative Stiftungen meist vollständig digital arbeiten, gibt es bei Förderstiftungen einen ganz unterschiedlichen Digitalisierungsstand. Anders gesagt: Es gibt einen markanten «digital Divide».
Claudia Graf: Kannst du dafür Zahlen nennen?
Stefan Schöbi: Schätzungsweise etwa 200 der vermutlich etwa 3000 relevanten Förderstiftungen, also solche mit aktiven Antrags- oder Scouting-Systemen, arbeiten mit modernen digitalen Systemen für ihre Kernprozesse. Der Rest erwartet Gesuche immer noch per Briefpost oder ist halb digitalisiert, mit PDF-Formularen zum Beispiel. Dazu zählen insbesondere viele von Treuhändern verwaltete Förderstiftungen. Aber auch einzelne grosse Stiftungen arbeiten noch mit Papier.
Claudia Graf: Wo siehst du die grössten Ineffizienzen im heutigen Förderalltag?
Stefan Schöbi: Beim Antragswesen und bei den Abschlussberichten. Gesuchsformulare sind oft viel zu lang und meist nur einstufig. Und beim Berichtswesen werden wohl etwa fünfmal so viele Berichtseiten einverlangt wie ausgewertet.
Claudia Graf: Was bedeutet für Dich ein zweistufiger Gesuchsprozess?
Stefan Schöbi: Mit digitalen Lösungen können wir einfacher fixe Abläufe einrichten und zweistufige Gesuchsprozesse ohne Mehraufwand umsetzen. Dabei wird zuerst ein einfaches Vorgesuch gestellt, das für beide Seiten wenig Aufwand bedeutet. Auf dessen Grundlage entscheidet die Geschäftsstelle oder ein mandatiertes Mitglied, ob ein volles Gesuch überhaupt eingereicht werden soll, oder ob das keinen Sinn macht. Dabei gewinnen also beide Seiten.
Claudia Graf: Welche Rolle spielen Daten und Transparenz künftig für Förderstiftungen?
Stefan Schöbi: Daten sind der Treibstoff und Transparenz der Schlüssel für eine effektive Philanthropie. Beides zusammen kann man zum Beispiel durch eine maschinenlesbare Version der Förderlogik erreichen, wie wir sie seit kurzem anbieten. Damit wissen potenzielle Gesuchsstellende ohne aufwändige Recherche, ob sie überhaupt ein Gesuch stellen sollen. Und Förderer sehen auf einen Blick, in welchem Mass und welcher Form ein Gesuch die Strategie unterstützt.
Digitale Werkzeuge im Alltag von Förderstiftungen
Claudia Graf: Ihr bietet Tools für Gesuchsmanagement, Boardmanagement und Zusammenarbeit. Wo entsteht aus deiner Sicht die grösste Wirkung für Stiftungen?
Stefan Schöbi: Für Stiftungen, die Gesuche annehmen, beginnt das bei einem zeitgemässen Gesuchsmanagement, das von Anfang bis Ende vollständig digital umgesetzt wird. Der Effizienzgewinn in der Bearbeitung, Beurteilung und Kommunikation ist hierbei enorm. Dabei ist entscheidend, dass echte digitale Lösungen im Einsatz sind und nicht einfach PDF‘s, die man wie analoge Formulare ausfüllt, einfach digital.
Claudia Graf: Viele Stiftungen arbeiten noch mit Excel, PDF’s und E-Mail, auch mit Dropbox. Was verändert sich konkret, wenn sie digitaler arbeiten?
Stefan Schöbi: Alles wird leichter, intuitiver und schneller und mit einem einzigen Programm. Der Wechsel von einem Instrument zum anderen oder das manuelle Ablegen von Dokumenten machen die Bearbeitung schwerfällig und zeitaufwändig. Mit einem zeitgemässen System landet ein neues Gesuch nicht in der Mailbox, sondern im Gesuchseingang. Es wird zuerst grob geprüft und wechselt, falls keine Formfehler oder Ausschlusskriterien vorliegen, mit einem Klick den Status, wobei die Antragstellenden automatisch informiert werden. Zwischen Gesuchseingang, Erstbeurteilung und Eingangsbestätigung via Template liegen etwa fünf Klicks und nicht mehr als 5 Minuten.
Claudia Graf: Geht es nach der Vorprüfung ebenso zügig weiter?
Stefan Schöbi: Aber sicher. Die anschliessende Prüfung durch den Stiftungsrat erfolgt nach demselben Prinzip. Die Mitglieder erhalten einen Link auf die eingegangenen Gesuche und geben im Vorfeld der Sitzung ihre Einschätzung ab. Die Erfahrung zeigt, dass das auch Mitgliedern in fortgeschrittenem Alter leicht fällt und Spass macht. Auch Zirkularbeschlüsse werden so viel einfacher.
Claudia Graf: Das verändert sicher auch die eigentliche Stiftungsratssitzung…
Stefan Schöbi: Gute Systeme entlasten die Stiftungsratssitzung erheblich. Diskutiert werden nur noch Anträge, die kontrovers gesehen werden. Für diese komplexeren Fälle steht dann mehr Zeit zur Verfügung. Das erhöht die Qualität der Diskussion und Entscheide. Das System schafft aber auch mehr Überblick. Was wurde schon ausbezahlt, wie viele Mittel stehen noch zur Verfügung. Was kommt davon in den Jahresbericht? Gerade hier unterstützt zunehmend die interne Künstliche Intelligenz der Systeme.
Claudia Graf: Kurz: Alles wird besser?
Stefan Schöbi: Wir nutzen einfach die Chancen der Digitalisierung, um mit weniger Ressourcen mehr Wirkung zu erzielen. Dazu gehört, dass sichere und zeitgemässe Technologie auch den Stiftungen zur Verfügung steht, beispielsweise auch verlässliche Künstliche Intelligenz.
Claudia Graf: Welche neuen Möglichkeiten entstehen dadurch konkret für Förderstiftungen?
Stefan Schöbi: Sie werden in alltäglichen Abläufen noch besser unterstützt, so dass mehr Zeit für das Wesentliche bleibt. Für strategische Fragen, den Blick in die Zukunft, oder für die menschliche Dimension unserer Arbeit. Kurz: Für alles, was echte Menschen besser können als Technik.
Kernprozesse
Claudia Graf: Gibt es typische Aha-Momente bei Stiftungen, wenn sie anfangen, solche Tools zu nutzen?
Stefan Schöbi: Die Digitalisierung eines analogen Prozesses fällt keiner Organisation leicht, auch weil in einem Zug viele Altlasten mit bereinigt werden. Aber hinterher sagen alle, sie hätten es früher anpacken sollen.
Claudia Graf: Wo liegen aktuell noch Vorbehalte oder Hürden bei der Digitalisierung?
Stefan Schöbi: Die kniffligen Fragen sind längst alle gelöst. Aber anpacken muss es jede Organisation selbst. Und dazu auch bereit sein, eingespielte Prozesse neu zu denken. Das lohnt sich aber immer. Nur schon, weil eine zeitgemäss arbeitende Stiftung attraktiver für neue Mitglieder ist.
Zusammenarbeit im Stiftungssektor
Claudia Graf: Spheriq versteht sich stark als Plattform und Netzwerk. Was bedeutet das konkret für Förderstiftungen?
Stefan Schöbi: Wir vergessen oft, dass in der gemeinnützigen Welt die Wirkung gemeinsam entsteht. Die einzelne Organisation leistet einen wichtigen Beitrag, der im Zusammenspiel mit anderen die maximale Wirkung entfaltet. Förderstiftungen sollten ihr Bewusstsein dafür schärfen. Da liegt viel Potenzial, um durch bessere Abstimmung mit den eigenen Ressourcen mehr zu erreichen.
Claudia Graf: Wie verändert sich die Zusammenarbeit zwischen Stiftungen und Gesuchstellenden durch digitale Plattformen?
Stefan Schöbi: Sie wird effektiver. Zwar ist es leichter, Gesuche einzureichen, aber wenn auch klar ist, was gefördert wird, dann entsteht keine Gesuchsflut. Im Gegenteil. Mit guten und klar kommunizierten Kriterien wird auch die Zusammenarbeit besser.
Claudia Graf: Und der Datenschutz?
Stefan Schöbi: Der wird durch digitale Systeme klar geregelt. Die Gesuchstellenden stimmen der Datenschutzerklärung einer Plattform durch die Nutzung zu. So wird eine klare und rechtlich belastbare Situation geschaffen. In einem Wort: Vor dem digitalen Zeitalter fehlten Daten und Werkzeuge. Daten, weil man weniger leicht herausfand, wer was unterstützt oder etwas Ähnliches tut. Und Werkzeuge, weil es schwierig war, Gesuche effektiv zu bearbeiten und über die Grenzen der Organisationen hinaus miteinander zusammenzuarbeiten.
Claudia Graf: Ihr arbeitet eng mit SwissFoundations zusammen. Was entsteht aus dieser Kooperation für den Sektor?
Stefan Schöbi: SwissFoundations und Spheriq teilen die Vision einer effektiven digitalen Philanthropie. Eine Reihe von Mitgliedsstiftungen gehört zu den Pionieren der Digitalisierung als Teil des Konsortiums, das Spheriq als digitale Infrastruktur für den Sektor etablieren möchte. Die besten digitalen Werkzeuge sind jene, die der Sektor aktiv mitgestaltet hat. Das können wir für die Philanthropie besser als Big Tech.
Wohin geht die Reise
Claudia Graf: Gibt es Beispiele oder erste Anwendungen, die zeigen, wohin die Reise geht?
Stefan Schöbi: Seit kurzem unterstützt ein Concierge die Förderorganisationen bei der Vorprüfung. Das ist ein KI-Assistent, der den Prozess Schritt für Schritt beratend begleitet. Das erleichtert wiederkehrende Arbeitsschritte deutlich. Er trifft aber keine Entscheidungen. Das sollen weiterhin Menschen tun. Solche Helfer werden künftig verstärkt im Einsatz und Hand in Hand mit uns zusammenarbeiten. Der Mensch bleibt am Hebel, aber er ist nicht mehr allein.
Claudia Graf: Wenn wir 5–10 Jahre nach vorne schauen: Wie wird sich die Arbeit von Förderstiftungen durch Digitalisierung verändern?
Stefan Schöbi: Ich kann nicht in die Zukunft schauen, aber es würde mich wundern, wenn die verlorenen CHF 500 Millionen bis dahin nicht dorthin fliessen würden, wo wir sie sehen wollen: in die Wirkung.
Claudia Graf: Was würdest du einer Stiftung raten, die heute noch am Anfang steht und sich fragt: „Müssen wir uns damit wirklich beschäftigen oder können wir unsere bisherigen Abläufe belassen?“
Stefan Schöbi: Auch andere haben es geschafft. Und es führt kein Weg daran vorbei. Und nochmals: Digital arbeitende Organisationen sind bereit für die Zukunft. Unterschätzen Sie die Bedeutung dieses Signals nicht für die Nachfolgeplanung!
Claudia Graf: Und ganz persönlich: Was gibt dir Zuversicht, dass der Stiftungssektor diese Transformation gut meistern wird?
Stefan Schöbi: Die jüngsten technologischen Entwicklungen sind ein Weckruf, dem sich heute niemand entziehen kann. Administrative Arbeitsabläufe sind vollständig digital – und der Mensch macht das, was er weiterhin am besten kann: Reflektieren, Entscheiden, Gestalten. Und ja, das sind auch die Kernkompetenzen von Stiftungen.
Herzlichen Dank, Stefan, für das sehr interessante Gespräch über die Zukunft von Förderstiftungen und die Digitalisierung. Es zeigt, wie stark sich die Anforderungen an Förderstiftungen verändern und wie wichtig professionelle, zeitgemässe Strukturen geworden sind, damit sich Stiftungen auf ihre eigentliche Wirkung konzentrieren können. Und Du hast es angesprochen: digital aufgestellte Stiftungen sind auch für die Nachfolgeplanung ein Gamechanger. Danke, Stefan.
Mit meiner Hermine.ch begleite ich regelmässig solche Fragen von Förderstiftungen: wie können wir unsere Prozesse vereinfachen, soll die Gesuchsverwaltung ein Stiftungsratsmitglied machen oder eine Geschäftsstelle, welche Tools wollen wir nutzen, wie werden wir attraktiver für die nachfolgende Generation an Stiftungsratsmitgliedern. Gerne prüfe ich zusammen mit Ihnen, welche Tools und welche Strukturen für Ihre Stiftung sinnvoll sind. Entdecken Sie die Angebote - ich freue mich auf Ihre Kontaktaufnahme.
Bilder: von Claudia Graf
